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Por la práctica existente del trabajo de las oficinas de las grandes organizaciones al control son puestos solamente los asuntos que pasan por el segundo esquema. Y, como es conocido de las quejas de los trabajadores de las oficinas, los asuntos que pasan por el primer esquema se "pandean" a menudo, e.d. se pierden durante el tratamiento. Si en lo sucesivo a quien esto de los directores se ocurrirá recibir la información sobre tal asunto, en la oficina surgen los problemas bastante grandes.

Durante el examen de los informes no es hecha su agrupación (e.d. en realidad los informes puede ser y menos, si usar los filtros especializados). Cada informe operativo tener ser filtro que da el intervalo del tiempo en que hay una terminación de los trabajos. Los datos de este filtro están en el encabezamiento del informe. Los ejemplos típicos de tales informes pueden ser:

La circulación de documentos en la empresa no acaba solamente por la oficina. Además él comienza solamente en la oficina, y la parte básica de la circulación de documentos pasa a través de las subdivisiones de la organización. En general la oficina no es agitada con la rara excepción por la circulación de documentos en los departamentos. Solamente en algunos casos, cuando a la oficina tratan “de colgar a los perros” por a tiempo sus documentos no cumplidos seriamente agita el estado de cosas en las subdivisiones.

Ante todo todos los documentos que pasan a través del departamento general poseen el número único de registro (probablemente algoritmos de la construcción de los números para cada uno los tipos. Además, cualquier papel que no tiene de registro los números es simplemente el papel, y no el documento. Por el documento es hecha por la presencia sobre ella del número de registro.

Los atributos de los documentos cerca de cada socio son muy diversos. Es posible distinguir al mismo tiempo la parte general de los atributos, que se encuentran prácticamente en todas las organizaciones. Y este generales del atributo son distintos poco cerca de todos los tipos de los documentos de oficina.

Las necesidades por el tratamiento electrónico de los documentos se contentaban con la aplicación de los paquetes funcionales (los redactores del texto y las tablas electrónicas) y los paquetes integrados de los programas Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Estos medios se encontraban los flujos enormes, insuficientes para la dirección, de los documentos de papel y electrónicos que circulan dentro de una empresa, así como entre ellos. En total tal acceso pecaba la ausencia del enfoque complejo en la automatización de los trabajos de oficina y la dirección de la circulación de documentos.

Era descrito más arriba el trabajo de la oficina centralizada de la organización. En general en una gran organización con grande el trabajo de la oficina puede ser construido según el principio descentralizado. Además cada subdivisión de la empresa recibe la parte de la correspondencia que le se refiere a. Además el recuento del correo entrante se realiza es descentralizado. Los números del correo entrante se crean o en el numerador único (quien primero ha recibido el número, aquel y es bueno) o en el número del documento recibido se incluye el número de la subdivisión que ha recibido el documento, y los numeradores en cada subdivisión tienen lugar independientemente. La correspondencia de salida habitualmente siempre pasa a través de un lugar (no son conocido por lo menos las empresas con otro esquema del tratamiento de la correspondencia de salida).

Examinaremos los tipos básicos de los documentos usados en el trabajo de la empresa con sus características. Los tipos de los documentos usados en el trabajo de la empresa, basta (en las empresas separadas su número llega hasta 500-6 Al mismo tiempo, desde el punto de vista de la oficina de los tipos básicos de los documentos es la cantidad muy pequeña, a saber todo a solamente 3 tipos:

Todos los documentos que pasan a través de la oficina son los documentos vinculados, en el sentido de que la mayoría de ellos se refiere a otros documentos. El caso más típico es el documento recibido, que prácticamente siempre engendra correspondiente a ello saliente.

Para la plenitud del cuadro de la circulación de documentos en la empresa el sistema la circulación de documentos no debe acabar sobre los ejecutores responsables, e.d. el sistema de la automatización de la circulación de documentos de la organización no debe cerrarse solamente en la oficina, y debe tener la continuación en los sistemas de la dirección de la circulación de documentos de las subdivisiones de la organización.